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Office Manager (m/w/d) in Renewable Energies

• ​ENCAVIS GmbH (Hamburg)
• ​Permanent
• ​Full-time, Part-time
• Mobile Office according to individual arrangements

What do we rely on at ENCAVIS? The sun. The wind. And on you.

Welcome to Encavis! Our world is all about the power of the sun, the wind and the more than 400 people across our group who are working together to shape the energy system of the future in order to ensure a sustainable energy supply for future generations.

ENCAVIS Management GmbH & Co. KG is the holding company of ENCAVIS GmbH, one of Europe's leading electricity producers from renewable energies. We operate a broadly diversified portfolio of over 330 onshore wind farms, ground-mounted solar plants and battery storage facilities in 13 European countries with an installed capacity of more than 3.8 GW. And best of all, we are continuing to grow! Our subsidiaries, Stern Energy SpA, which operates throughout Europe as a specialist in technical services for photovoltaic systems, and Encavis Portfolio Management GmbH, which specialises in supporting institutional investors, complement our portfolio.

What does this mean for you? The opportunity to make a difference, to shape and change things. As part of a multinational team that enjoys helping to make the energy transition a success.

Your sunny outlook:

• Empfangs- & Gästemanagement: Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner, betreust unsere Telefonzentrale und sorgst für einen professionellen Empfang.
  
• Office & Facility Management: Du koordinierst die Nutzung und Vorbereitung von Besprechungsräumen, organisierst Catering und stellst einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicher.
  
• Post-, Rechnungs- & Dokumentenmanagement: Du verantwortest die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, koordinierst Kuriersendungen und unterstützt bei der Prüfung sowie Vorkontierung von Eingangsrechnungen.
  
• Reise- & Spesenmanagement: Du organisierst Geschäftsreisen und unterstützt bei der Erstellung sowie Prüfung von Reise-, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen.
  
• Dienstleister- & Lieferantensteuerung: Du koordinierst externe Dienstleister, Techniker und weitere Ansprechpartner und übernimmst die Terminabstimmung mit internen und externen Partnern.
  
• Administration & Organisation: Du kümmerst dich um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, führst Listen und Übersichten, organisierst Unterschriftsprozesse und unterstützt bei allgemeinen administrativen Aufgaben.
  
• Events & Unternehmenskultur: Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Meetings, internen Veranstaltungen, Feiern sowie Angeboten im Bereich Betriebliches Gesundheitsmanagement.
  
• HR- & Fuhrparkunterstützung: Du begleitest organisatorisch Onboarding- und Offboarding-Prozesse und unterstützt bei der Verwaltung unseres Firmenfuhrparks.
  
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Du bringst eigene Ideen zur Verbesserung von Office-Prozessen ein und wirkst aktiv an der Weiterentwicklung eines modernen und effizienten Back-Offices mit.

We'll get wind of that soon:

• Ausbildung & Berufserfahrung: Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder einer ähnlichen Position gesammelt.
  
• Organisationstalent & Eigenverantwortung: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Themen den Überblick.
  
• Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich, professionell und serviceorientiert auf und kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
  
• Digitale Affinität: Du hast Freude an digitalen Tools und neuen Technologien und arbeitest sicher mit Microsoft 365; Kenntnisse in Tools wie Microsoft Copilot oder Miro sind von Vorteil.
  
• Problemlösungskompetenz & Belastbarkeit: Auch in dynamischen Situationen bewahrst du einen kühlen Kopf, setzt Prioritäten und findest pragmatische Lösungen.
  
• Serviceorientierung & Teamgeist: Du hast Freude daran, andere zu unterstützen, arbeitest gerne im Team und überzeugst durch Engagement und Verlässlichkeit.
  
• Sprachen: Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

What we offer:

Does that sound good?

Then we look forward to getting to know you!